loader image

הסקר הגדול על שירותי ניהול משרד

חשבתם פעם לשכור חברת שירותי ניהול משרד לעסק שלכם? אלה הנתונים שאתם חייבים לדעת

קודם כל, למה בכלל ערכנו את הסקר?

עם פרוץ מגפת הקורונה, העבודה מרחוק הפכה לנורמה.

בעקבות זאת, חלה במקביל עלייה בעולם באחוזי השימוש בשירותיהן של חברות ניהול משרד.

אפשר להבין למה אם בוחנים את היתרונות החזקים של שירותים אלה:

4 יתרונות מרכזיים בעבודה עם חברת שירותי ניהול משרד

  1. עזרה בצמיחת העסק: יכולת מתן עזרה במגוון משימות וטכנולוגיות.
  2. עזרה מסביב לשעון: אין הגבלה של זמינות מפני ששעות העבודה גמישות.
  3. חיסכון משמעותי בכסף: אתם לא צריכים להחזיק מזכירה במשרד.
  4. שלמו רק על מה שאתם צריכים: העבודה עם שירות לניהול משרד היא לפי שעה.

נתונים מהעולם

  • שירותי ניהול משרד מקצועיים יכולים להביא לחיסכון מסיבי של עד 78% בעלויות.
  • עוזרים וירטואליים פרודוקטיביים יותר בכ-13%.
  • 82% מהעוזרים הוירטואליים טוענים שהם גאים בעבודתם.
  • 60% מהם בעלי השכלה אקדמית.

למרות העלייה הגלובלית בצריכת שירותי ניהול משרד, בארץ המצב לא השתנה.

אנו ב-Ctrl+B החלטנו לנסות לבדוק את הסיבה לכך עבור הלקוחות שלנו, חברות המעניקות שירותים בתחום זה (אלה כמובן עסקים שפונים לעסקים, או בקיצור – עסקי B2B).

עקב כך, ביצענו סקר בקרב 10 חברות שירותי ניהול משרד בארץ. את הנתונים שלו אנו מביאים בפניכם כאן:

מהם ההבדלים בין מזכירה לשירות ניהול משרד?

 

מזכירה שירותי ניהול משרד
  • תשלום קבוע
  • שעות עבודה קבועות (מוגבל בדרך כלל למזכירה אחת)
  • תהליך הכשרה קשה וארוך
  • ידע מצומצם וספציפי בעבודה עם תוכנות ומערכות
  • תשלום פר שעות עבודה
  • שעות עבודה דינמיות (אין הגבלה למזכירה

אחת)

  • תהליך הכשרה קל
  • ידע במגוון רחב יותר של תוכנות ומערכות

 

בעבר, ניהול משרד כלל עבודות מזכירות פשוטות יותר, כמו מענה טלפוני, תיוק ניירת, שליחת דואר ושיגור פקסים. לעומת זאת, המשרד של ימינו דורש מיומנויות מגוונות מאוד בשילוב טכנולוגיה חדשנית.

למשל, תוכנות ניהול יומן (מגוגל קלנדר, דרך קלנדלי ועד גטפין), אופיס (מניהול מיילים באאוטלוק וג'ימייל, דרך תוכנות ניהול משימות כמו טרלו ומאנדיי), תוכנות לניהול חשבונות (חשבונית ירוקה, icount, EasyCount) ומערכות סליקה (כמו ipay ומשולם).

מלבד אלה, יש גם צורך בהבנה של תוכנות דיוור מתקדמות (כמו ChimpiMail ורב מסר), ניהול דפי נחיתה, תוכנות ניהול תזרים, ראיונות עבודה, ניסוח תיאורי משרות ועוד אינסוף משימות שדורשות ראש גדול, סדר וארגון, שליטה טכנולוגית ולמידה עצמאית.

כשאתם נותנים את המפתחות לניהול המשרד שלכם לחברה שמתמחה בכך, אתם יכולים פשוט להתרווח לאחור ולשכוח לחלוטין מכל הבעיות הכרוכות בשגרת העבודה האדמיניסטרטיבית.

עכשיו אתם יכולים להתרכז במה שאתם אוהבים ורוצים לעשות כדי לקחת את העסק שלכם קדימה.

כמה שעות עבודה חודשיות נדרשות לכל לקוח?

  • 10 שעות – 8.3%
  • 20 שעות – 41.7%
  • 30 שעות – 33.3%
  • מעל 30 שעות – 16.7%

עסקים רבים מעסיקים מזכירות במשרה מלאה כשבפועל אין להם צורך בכך. הם יכולים לתפעל את המשרד שלהם במשך 20 שעות בחודש ביעילות גבוהה יותר ולשלם הרבה פחות.

מהו התעריף הממוצע לשעה שהלקוחות משלמים בקניית חבילה?

  • 50-75 ש"ח – 9.1%
  • 75-100 – 54.5%
  • מעל 100 – 36.4%

למרות מה שרבים חושבים, שירותי ניהול משרד אינם עניין יקר. אין סיבה לא לנסות להשתמש בהם, בטח בהשוואה למשכורת מלאה שעסקים רבים משלמים על ניהול אדמיניסטרטיבי.

אילו אתגרים נוספים לקוחות מנסים לפתור בעסק באמצעות השירותים שלכם?

  • 8 ענו – ניהול שיווק
  • 6 ענו – ניהול רווחים
  • 5 ענו – הטמעת תהליכים בעסק
  • 3 ענו – ניהול מכירות

כפי שאתם יכולים לראות, חברות ניהול משרד מציעות שירותים מגוונים. הן למעשה מכסות את כל צרכי הניהול של העסק.

כמה שעות עבודה הלקוחות שלכם חוסכים על כל שעה שהם משלמים לכם?

  • שעה – 9.1%
  • שעתיים – 54.5%
  • מעל שעתיים – 36.4%

כפי שאמרנו קודם, עוזרים וירטואליים הם פרודוקטיביים יותר, ולרוב הם מספיקים לעשות הרבה מאוד דברים בשעה. ייתכן שכעת אתם נמצאים במצב שאתם משלמים על יותר שעות, ומקבלים פחות תמורת הכסף שלכם.

במה הלקוחות שלכם נעזרים הכי הרבה?

  • קביעת פגישות – 40%
  • שירות לקוחות – 20%
  • שיחות מכירה – 20%
  • מענה לטלפונים – 20%

מסקנות הסקר

מצאנו שאי ההלימה בין הצורך של עסקים, בעיקר עסקי B2B, בשירותי ניהול משרד לבין צריכת שירותים אלה בפועל מתרחשת בעיקר מפני שרוב החברות בתחום זה מנסות להציע את מרכולתן לכל סוגי העסקים במקום להתמקד בנישה מסוימת (שירותי משרד לעורכי דין, שירותי משרד לבוני אתרים, שירותי משרד לרופאים וכן הלאה).

ההנחה שלנו היא שככל שחברות שירותי ניהול משרד יתמחו בנישות ספציפיות, כך תעלה הצריכה של השירותים שלהן בקרב עסקים.

 

שיתוף:

שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin

עוד מהבלוג:

הירשם לניוזלייטר

להרשמה לניוזלייטר ולקבלת פוסטים ישירות למייל